La colaboración entre compras y mantenimiento ya no es una opción, es una necesidad estratégica para cualquier industria que quiera ser eficiente, prevenir errores y reducir costes. Cuando ambos departamentos trabajan alineados, se eliminan cuellos de botella, se optimizan los recursos y se minimizan riesgos que pueden frenar la producción. En este artículo te contamos cómo transformar posibles puntos de fricción en sinergias efectivas, gracias a una comunicación fluida, protocolos conjuntos y una visión compartida de los objetivos empresariales.
Claves para una colaboración ganadora entre compras y mantenimiento
¿Alguna vez has sentido que un simple retraso en la entrega de un repuesto puede echar por tierra semanas de planificación y esfuerzo? ¿O que la falta de comunicación entre departamentos termina costando tiempo, dinero y oportunidades a tu empresa? Si gestionas o trabajas en mantenimiento industrial, sabes lo importante (¡y estresante!) que es que todo funcione como un reloj.
Pero muchos fallos, bloqueos o situaciones de emergencia, lejos de ser inevitables, tienen su origen en una falta de entendimiento entre compras y mantenimiento. ¿Te imaginas convertir esos puntos de fricción en tu mayor fuente de eficiencia? Hoy te lo ponemos fácil: lo que aprenderás de este episodio de “Mantenimiento en Acción” puede marcar la diferencia en tu día a día. Vamos a desmontar mitos, a compartir consejos reales y a conocerte a fondo desde dentro la experiencia de los mejores.
Sinergias que suman: protagonistas y propósito del episodio
El episodio 17 de “Mantenimiento en Acción” viene liderado, como siempre Carlos Sánchez y Javier Naranjo. Su premisa es sencilla pero ambiciosa: ayudarte a entender cómo la gestión de compras y el área de mantenimiento pueden aliarse de verdad para crear un entorno más eficiente, sano y productivo.
Este episodio te brinda una doble oportunidad: escuchar las mejores prácticas del sector directamente de la voz de un experto en compras industriales, David Vera, y empaparte de los consejos prácticos de Pedro Tapia, referencia en la consultoría de mantenimiento y colaborador habitual en el “Consejo del Experto”.
- Carlos Sánchez, CEO de Herco y Javier Naranjo Responsable de la División de Ferretería, con su creatividad y cercanía, guían la conversación hacia los temas que realmente importan en tu día a día, mezclando anécdotas, novedades y reflexiones aplicables.
- David Vera, Responsable de Compras Industriales en Tereos, es un perfil poliédrico: ingeniero industrial, con experiencia en compras, operaciones y gestión de cadena de suministro internacional en empresas punteras como Tereos. Además, colabora en iniciativas como el Repair Café, donde el expertise técnico se pone al servicio social, y un matiz que no encontrarás en cualquier responsable de compras: formación en Mindfulness para ayudar a manejar el estrés laboral.
- Pedro Tapia, Director de producción Taller Auxiliar de Carrocerías, entra para aterrizar lo aprendido con claves, trucos y recomendaciones que puedes usar tanto si trabajas en una pyme como si gestionas mantenimiento en una gran fábrica.
Un equipo comprometido y con visión 360º que te invita a recorrer el puente entre los dos grandes departamentos que sostienen el mundo industrial.
Rompiendo barreras y avanzando: Domótica industrial en la sección de noticias
Como siempre, “Mantenimiento en Acción” abre su episodio poniéndote al día sobre las últimas novedades tecnológicas que están aterrizando en la industria. En esta ocasión, la sección de noticias se centra en la aplicación de la domótica al entorno profesional, especialmente en el ámbito de la gestión de accesos y la seguridad.
¿Qué nos presenta la noticia?
Los protagonistas nos llevan al universo de IFAM y sus soluciones innovadoras de control inteligente: cilindros electrónicos, mirillas digitalizadas, guarda-llaves y localizadores conectados que se gestionan de forma sencilla y remota desde una app en el móvil.
¿En qué se traduce esto para tu día a día?
- Control total y flexible sobre los accesos a instalaciones. Puedes saber quién entra o sale, asignar permisos temporales y obtener un historial detallado de aperturas y cierres.
- Soluciones especialmente útiles para mantenimiento (especialmente en empresas con mucha movilidad de técnicos, proveedores o instalaciones transversales), porque eliminan el “misterio” de llaves extraviadas o duplicados no autorizados.
- Una puerta abierta para reducir papeleo, agilizar auditorías y facilitar el cumplimiento de normativas de seguridad.
Los gadgets de IFAM demuestran que la digitalización industrial ya no es cuestión del futuro: está a nuestro alcance y puede integrarse de manera fácil y asequible para cualquier tamaño de empresa.
Compras y mantenimiento, una pareja de impacto: La visión profunda de David Vera
La entrevista a David Vera es el eje central de este episodio y ofrece un recorrido exhaustivo, práctico y humano por el mundo de las compras en entornos industriales con altos niveles de exigencia.
¿Por qué es clave la colaboración?
David parte de una idea contundente: los departamentos de compras no son simples intermediarios ni máquinas de buscar el mejor precio, sino auténticos partners del éxito industrial. Su función es estratégica y, si se hace de manera alineada con mantenimiento, puede marcar la diferencia entre una fábrica resiliente o una sumida en paradas, exceso de burocracia o riesgos operativos.
Principales retos que plantea David Vera:
- La cultura y la seguridad primero: En plantas como las alimentarias, no solo importa lo que se compra, sino cómo el proveedor se integra a la cultura y las normativas internas. ¿Puede cumplir con auditorías, protocolos higiénicos, restricciones medioambientales? ¿Tiene claro cómo comportarse en salas blancas, alturas o zonas ATEX?
- Tecnología y adaptación: No basta con que el proveedor se adapte: el cliente también debe aprender de él, incorporar sus innovaciones (por ejemplo, pasar del mantenimiento preventivo al predictivo integrando analítica de datos, monitoreos, “machine learning”…).
- Confianza total: Uno de los mayores errores es no decir la verdad ante un fallo. La confianza es fundamental: detectar errores a tiempo y comunicar bien puede evitar paradas gravísimas en producción.
¿Cómo lograr que esto funcione?
David apuesta por la formación mutua e insiste en la idea de que tanto el cliente como el proveedor deben aprender juntos, formar equipos y revisar periódicamente los procesos para buscar siempre la mejora continua. Establecer protocolos de comunicación claros, estar abiertos a la auditoría conjunta y mantener reuniones periódicas, aunque sean “cafés”, donde cada uno exponga su visión y problema. El aprendizaje, la empatía y la visión de largo plazo son la base de relaciones a prueba de crisis.
El éxito de una parada: ¿Buena compra o buena preparación?
David desmonta la falsa creencia de que solo con elegir bien al proveedor se garantiza el éxito de una parada crítica. La clave está en la relación: contratos claros, comunicación fluida y revisión periódica de las necesidades y logros. Un proveedor puede empezar fuerte y perder fuelle o viceversa, pero si ambas partes están atentos a construir juntos, los resultados se notan.
¿Qué errores se pueden evitar desde compras?
- No escuchar al equipo interno ni plasmar bien las especificaciones.
- Poner el precio por encima de todo, olvidando costes ocultos y la importancia del servicio, la adaptación y la proactividad.
- No pensar a largo plazo: las relaciones basadas solo en “lo más barato este año” suelen salir caras al poco tiempo.
Repair Café y sostenibilidad
David es reparador solidario en los Repair Café desde hace años. Para él, acercar el mantenimiento al consumidor y a la sociedad tiene un valor humano y profesional inmenso. Enseñar a reparar, compartir trucos y experiencia, y devolver a la sociedad lo aprendido, revierte en sentimiento de comunidad, calidad profesional y sostenibilidad. De hecho, recomienda a todos los técnicos a probar la experiencia como forma de motivación, aprendizaje y “desintoxicación” frente al día a día industrial.
Mindfulness industrial: ¿Por qué importa en compras y mantenimiento?
David, además, es instructor en Mindfulness. Aboga por romper el ciclo del estrés (“vísteme despacio que tengo prisa”): parar, respirar y tomar conciencia antes de cada paso mejora la toma de decisiones y la gestión de crisis. Apostar por el bienestar emocional no es un lujo, sino una necesidad estratégica para durar, innovar y trabajar mejor.
El consejo de Pedro Tapia: Pistas prácticas para una colaboración ganadora
Para completar el episodio, Pedro Tapia aterriza todo lo tratado en una serie de recomendaciones prácticas que cualquier responsable de mantenimiento o compras puede aplicar desde ya:
Por qué compras debe ir de la mano de mantenimiento:
- Su función va mucho más allá de gestionar pedidos: implica evaluar calidad, servicios, negociar plazos y precios, y establecer niveles óptimos de stock.
- La calidad está antes que el precio: un mal producto puede multiplicar los costes ocultos (paradas, más mantenimiento, baja calidad productiva…).
Herramientas para la gestión eficiente:
- Punto de pedido: Saber cuándo comprar antes de que sea tarde.
- Kanban: Visualización para controlar fácilmente los niveles de inventario y activar reposiciones automáticamente.
- Sistemas GMAO: Automatizan las alertas, órdenes y controlan el inventario, integrando compras y mantenimiento en un mismo sistema.
Tips para reforzar la colaboración:
- Entender y compartir las necesidades técnicas reales, no solo las administrativas.
- Realizar auditorías y formaciones conjuntas proveedor-cliente.
- Prima los sistemas de comunicación directos, sencillos y orientados a la acción.
¿Por qué importa todo esto? Haz de la colaboración tu mayor ventaja
Este episodio resume una gran verdad: sin trabajo conjunto y visión de equipo, los engranajes de la industria se atascan. Pero con actitud abierta, herramientas adecuadas y una cultura de mejora continua, compras y mantenimiento pueden transformar de raíz los resultados de tu organización.
Si quieres evitar errores comunes, anticipar problemas y aumentar la motivación y la eficiencia en tu entorno de trabajo, no puedes dejar pasar las claves compartidas por David Vera y Pedro Tapia.
¿Te animas a dar el paso?
Escucha el episodio completo de “Mantenimiento en Acción” y descubre más historias, trucos y consejos para transformar el día a día de tu equipo. Suscríbete y únete a la comunidad de profesionales que están cambiando la industria desde dentro.
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Preguntas Frecuentes sobre compras y mantenimiento industrial
¿Por qué es importante establecer buenas relaciones con los proveedores para mejorar las operaciones de mantenimiento?
Cultivar relaciones con proveedores sólidas es como construir un puente hacia el éxito operativo. Cuando te conectas genuinamente con tus proveedores, consigues:
• Acceso prioritario a materiales en momentos críticos
• Respuesta más rápida ante emergencias operativas
• Conocimiento anticipado sobre nuevos productos y soluciones
Los proveedores adecuados no solo te venden productos; te ofrecen asesoramiento valioso y respuesta oportuna cuando más lo necesitas. Al fortalecer estos vínculos, podrás negociar mejores condiciones, asegurar la calidad de los servicios necesarios y convertir a simples vendedores en verdaderos aliados estratégicos para tu negocio.
¿Cómo puedes reducir el coste total de las operaciones de mantenimiento mediante una mejor gestión de compras?
Reimaginar tu proceso de compra puede transformar radicalmente tu resultado financiero. Para optimizar costes efectivamente:
• Analiza los costos asociados a cada adquisición, no solo el precio inicial
• Consolida pedidos para aumentar tu poder negociador
• Implementa un sistema de aprobación escalonado según criticidad
El verdadero ahorro viene de entender el valor completo, no solo el coste inmediato. Cuando planificas estratégicamente, puedes ahorrar tiempo en gestiones administrativas y liberar recursos para tu presupuesto operativo. Recuerda: cada euro que ahorras inteligentemente en compras es un euro que puedes reinvertir en hacer crecer tu negocio o mejorar tus instalaciones.
¿Qué estrategias de gestión de inventario pueden implementar juntos el equipo de compras y mantenimiento?
La magia de la gestión del inventario eficiente ocurre cuando colaboran estrechamente. Considera estas estrategias transformadoras:
• Categoriza tu material para mantenimiento por criticidad operativa
• Establece niveles mínimos basados en históricos reales
• Implementa etiquetado por código de colores según frecuencia de uso
Este enfoque conjunto garantiza disponibilidad para las tareas de mantenimiento sin sobrestocaje. Al analizar el ciclo de vida de cada equipo, podrás anticipar necesidades y maximizar recursos. La clave está en equilibrar la disponibilidad inmediata con el control de inventario, permitiéndote extender la vida útil de tus activos mientras mantienes niveles óptimos de stock.
¿Cómo puede el facility management inteligente mejorar la coordinación entre compras y mantenimiento?
Un facility management verdaderamente inteligente actúa como puente entre distintos departamentos, creando sinergia donde antes había fricción. Las mejoras clave incluyen:
• Centralización de flujos de trabajo en una sola plataforma accesible
• Automatización de aprobaciones según niveles de urgencia
• Trazabilidad completa desde solicitud hasta implementación
Esta integración digital elimina las barreras tradicionales, permitiéndote simplificar procesos sin perder control. Cuando pueden ver el mismo panorama en tiempo real, los procesos de adquisición se vuelven más ágiles y precisos. El resultado es una organización que responde como un solo organismo, donde cada parte conoce exactamente cómo apoyar a las demás.
¿Cuáles son los beneficios de tener un sistema de doble seguridad entre el equipo de compras y mantenimiento industrial?
Un sistema de verificación cruzada crea una red de seguridad invaluable para tu operación. Los beneficios principales son:
• Capacidad para minimizar los errores en especificaciones técnicas
• Mayor precisión en la selección de proveedores y materiales
• Extensión de la vida útil de los equipos gracias a componentes adecuados
Al supervisar conjuntamente las adquisiciones críticas, garantizas el buen funcionamiento continuo de tus instalaciones. Esta colaboración estratégica asegura que cada compra contribuya positivamente al producto final, protegiendo no solo tu inversión actual sino también el rendimiento futuro de tus activos más valiosos.
¿Cómo puede la tecnología ayudar a mejorar la comunicación entre el equipo de compras y el mantenimiento industrial?
La tecnología adecuada funciona como un traductor universal entre equipos con prioridades diferentes. Sus ventajas son transformadoras:
• Permite compartir órdenes de trabajo instantáneamente sin intermediarios
• Crea visibilidad total del estado de cada solicitud en tiempo real
• Facilita la documentación automática de todo el proceso MRO
Cuando tu departamento técnico puede comunicar necesidades directamente al equipo de compras con todos los detalles técnicos incluidos, eliminas malentendidos costosos. Esta comunicación fluida garantiza un servicio constante y permite que ambos equipos se concentren en sus especialidades mientras mantienen una visión compartida de los objetivos organizacionales.
¿Qué indicadores clave debes monitorizar para evaluar la efectividad de la colaboración entre compras y mantenimiento?
Para dirigir con precisión, necesitas un mapa claro del terreno. Los indicadores más reveladores incluyen:
• Tiempo entre identificación de necesidad y resolución
• Cantidad de solicitudes procesadas dentro del plazo comprometido
• Porcentaje de interrupción operativa por falta de suministros
Estos datos iluminan la realidad de tus procesos de gestión y te muestran dónde enfocar esfuerzos de mejora. Al analizar estas métricas regularmente, podrás ajustar tus propios procesos para servir mejor al cliente final. Recuerda: lo que no se mide, no se puede mejorar, y la colaboración efectiva siempre se refleja en resultados tangibles que impactan positivamente tu negocio.
¿Cómo puedes implementar un sistema eficaz de pedidos que satisfaga las necesidades urgentes del mantenimiento correctivo?
Crear un sistema de respuesta rápida es vital para la gestión de mantenimiento efectiva. Elementos esenciales para tu implementación:
• Canales prioritarios para solicitudes de reparación urgente
• Contratos por servicios con tiempos de respuesta garantizados
• Reserva presupuestaria específica para emergencias
Dale a tus gestores de mantenimiento acceso directo a recursos críticos cuando cada minuto cuenta. Las mejores decisiones de compra balancean la urgencia y planificación estratégica, manteniendo siempre la contratación alineada con tus necesidades operativas. Este enfoque asegura la disponibilidad inmediata de materiales necesarios incluso durante inspecciones no programadas, garantizando la cobertura que tu operación merece en todo momento.
